STARTER

Home / STARTER
  • Verplichte administratie

    Bij een onderneming komt heel wat kijken. Naast de uitvoer van de onderneming zoals klanten werven en uw vak uitoefenen bent u ook wettelijk verplicht om een administratie bij te houden. Deze administratie kunt u gedeeltelijk of geheel zelf doen.

  • Zelf aan het stuur

    Een administratie bijhouden is echter voor de meeste ondernemers een noodzakelijk kwaad. Dit is onterecht. Daar een juiste en goed bijgewerkte administratie van grote waarde is voor uw onderneming. Met een juiste en goed bijgehouden administratie kunt u uw onderneming sturen, en wordt uw onderneming niet gestuurd, maar zit u als ondernemer achter het stuur!

  • Wij helpen u graag

    KORTOM
    Succesvol ondernemen staat of valt met het bijhouden van uw administratie. Dit is nodig om het overzicht te houden en onnodige kosten en boetes te voorkomen.

    U als ondernemer heeft het stuur in handen van uw administratie en niet andersom!!

    Wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen? Wij helpen u graag tijdens een eerste gratis intakegesprek wegwijs te maken in de administratie die voor uw onderneming nodig en noodzakelijk is.

TIPS VOOR STARTERS

  • 1 ORDENING IN DE PAPIEREN

    Maak 1 ordner aan voor de papieren
    Iedere ondernemer weet hoe lastig het is om alle papieren die voor de administratie nodig zijn bij elkaar te houden. De boekhouder heeft altijd net iets nodig wat nog thuis of bij u op de zaak ligt. Dit voorkomt u door een map aan te maken waar u alle stukken in opbergt.

    Deel de map als volgt in:
    Tabblad 1: Uw inkoopfacturen op rekening
    Tabblad 1a: Uw inkoopfacturen contant
    Tabblad 2: Uw verkoopfacturen
    Tabblad 3: Uw bankafschriften
    Tabblad 4: Uw BTW-aangiftes
    Tabblad 5: Uw permanente stukken, zoals uittreksel KvK, polissen verzekeringen

    Wordt uw onderneming te groot dan kunt u met deze indeling makkelijk overstappen naar meerdere mappen.

  • 2 HOUD UW BOEKHOUDING BIJ

    Boek of laat uw boekhouding regelmatig bijhouden in een daarvoor bestemd softwarepakket. Deze softwarepakketten zijn van belang bij de sturing van uw bedrijf. Uw administratie bij houden in Excel kan wel, maar wordt zodra uw onderneming meer omvang krijgt al gauw onoverzichtelijk. Administratiepakketten kunnen u helpen bij bijvoorbeeld uw debiteurenbeheer en uw facturatie. Meer informatie over administratiepakketten kunt u bij ons opvragen.

  • 3 BEWAAR ALLE ZAKELIJKE DOCUMENTEN

    Alle gegevens die u voor uw onderneming elektronisch of op papier vastlegt, maken deel uit van de administratie van uw onderneming. U moet hierbij denken aan bijvoorbeeld kaslijsten en kasboek, kassabonnen, pinbonnen, inkoop- en verkoopbonnen, bankafschriften, overeenkomsten etc., maar ook digitale agenda’s en facturen.

  • 4 HOUD REKENING MET DE BEWAARTERMIJN

    Iedere ondernemer moet zijn administratie zeven jaar lang bewaren. Dit is een wettelijke verplichting. Alles wat financiële gevolgen heeft voor uw onderneming dient u te bewaren. Natuurlijk zijn er altijd uitzonderingen op deze regel, maar voor de basiszaken is zeven jaar toereikend. Wij kunnen u altijd informatie geven over de uitzonderingen.

  • 5 HANTEER WETTELIJKE FACTUUREISEN

    Op een factuur dient vermeld te staan:

     

    • – De factuurdatum
    • – Een uniek doorlopend factuurnummer
    • – NAW gegevens van uw klant
    • – NAW gegevens van uw onderneming, inclusief KvK inschrijvingsnummer
    • – Uw BTW- nummer en dat van uw klant
    • – Datum van levering
    • – Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen en of diensten
    • – De prijs exclusief BTW
    • – Het te betalen BTW bedrag
    • – De totale prijs inclusief BTW

  • 6 VOORKOM FOUTIEVE FACTUREN

    De facturen zijn de basis van uw debiteurenadministratie. Het te betalen bedrag en de betalingsconditie moet duidelijk zichtbaar zijn op uw factuur. Fouten kunnen leiden tot vertraging en dus latere betaling van de factuur en dat is voor u als ondernemer onwenselijk

  • 7 MAAK GEBRUIK VAN BETALINGSCONDITIES

    Vermeld op uw facturen een duidelijke betalingsconditie. Deze moet specifiek, meetbaar gedefinieerd zijn, bijvoorbeeld “betaling binnen 14 dagen na factuurdatum”. Dit maakt het voor u mogelijk om bij het verstrijken van de afgesproken termijn een betalingsherinnering te sturen naar uw klant. Deze betalingstermijn bepaalt ook vanaf welk moment u de wettelijke rente in rekening mag brengen.

  • 8 BEWAAK VERVALLEN FACTUREN

    Voor u als onderneming is het van belang dat u tijdig betaald wordt door uw afnemers. Bij veel bedrijven blijft dit echter liggen waardoor u als ondernemer zelf in de problemen komt met het betalen van uw eigen afnemers. Waardoor u hogere kosten maakt door boetes die u moet betalen, terwijl u nog veel tegoed heeft bij uw afnemers. Dit kunt u voorkomen door een systeem te hanteren voor uw debiteurenbeheer. Stel een debiteurenprocedure op. Bijvoorbeeld:
    X = factuurdatum
    X + 7 dagen uw afnemer bellen
    X + 14 dagen herinnering sturen op papier
    X + 21 dagen aanmaning sturen op papier
    X + 30 dagen vordering uitbesteden incassobureau

  • 9 VRAAG HULP BIJ HET INRICHTEN

    Het inrichten van een boekhouding vraagt inzicht in de structuur van een boekhouding. De boekhouding is branche specifiek. Welk rekeningschema is er nodig? Welke verdichtingen kunnen er worden gemaakt? Naar welke grootboeken moeten de kosten c.q. omzet geboekt worden. Deze gegevens worden in de basis van de boekhouding (software) vastgelegd en kunnen in sommige gevallen niet meer achteraf aangepast worden. Wij kunnen u hierbij behulpzaam zijn.

  • 10 MAAK DOWNLOAD VAN UW BANKAFSCHRIFTEN

    Bankafschriften ontvangt u veelal niet meer op papier van uw bank. Deze afschriften moet u zelf downloaden via internet bankier omgeving. Doe dit eenmaal per kwartaal of maandelijks. De afschriften zijn namelijk maar beperkte tijd beschikbaar in u internet bankier omgeving om te downloaden. Indien u periodes mist, kunt u deze bij uw bank opvragen, maar daar worden kosten voor berekend.

  • BONUSTIP

    Maak bij start keuze uit administratie zelf doen of uitbesteden
    Voorgaande tips hebben u in vogelvlucht inzicht gegeven in wat er komt kijken bij het voeren van een administratie. Administratie kun je leren, maar je kunt het ook uitbesteden zodat u als ondernemer tijd over houdt voor uw zaak. Maak al bij de start van uw onderneming een keuze of u het zelf gaat bijhouden of dat het uitbesteedt. Wacht niet af tot u uw eerste BTW-aangifte moet indienen, want het is een fijn idee als het allemaal al voor u is geregeld.